所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确⻊铡?這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。
代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定接受任務。
（一）擬定方案：會議方式、時間地點、參加人員、會議內(nèi)容、日程、籌備組織分工、抽調(diào)工作人員、經(jīng)費預算。
（二）文稿準備：主報告、領導講話、經(jīng)驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂。
（三）制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證。
（四）制發(fā)通知：會議內(nèi)容、參加人員、開會時間、地點、報到時間地點、往返車船、飛機時間。
（五）收集名單：單位職務、姓名性別、民族、人數(shù)、到達車次時間、返程車次時間、分組。
（六）會場準備：會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛(wèi)生。
（七）后勤準備：文件裝袋、房間分配、伙食標準、食物衛(wèi)生、就餐桌次、用車計劃（接車安排）、醫(yī)療衛(wèi)生、文娛活動。
（八）會前檢查：檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障。
接會議代表：了解車次到達時間、通知接車領導、安排車輛。
（九）會間服務：簽到（文件分發(fā)）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛(wèi)安全、衛(wèi)生、返程票務、文娛活動。
（十）會議收尾：食宿結(jié)算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告（會議紀要）、會議文件歸檔、會議財務結(jié)算；
（十一）會務工作總結(jié)。 |
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